La gestión de almacén reside en tres módulos claramente diferenciados pero bien integrados entre sí: Entrada, Confección y Expediciones. Desde ellos es posible cubrir el ciclo completo que se desarrolla en cualquier almacén de frutas y hortalizas: el primer paso es el registro de entrada de materia prima (esta materia prima puede tener distintas procedencias, como por ejemplo socios productores, agricultores externos o compras en subastas) ó de producto directamente confeccionado en campo. El registro de entrada implica asociar el cultivo ó producto confeccionado, su variedad, la fecha de entrada, el transporte, el origen (finca, unidad de cultivo / proveedor…), kilos y otros detalles de distribución propia de la entrada. Cada unidad de movimiento (palet / palot / pie…) es etiquetada (cada etiqueta tiene un código único) conforme se descarga del camión, incluyendo una etiqueta adicional5 para muestreos de calidad (escandallo de entrada), que también se pueden registrar en Versas (el control de las posibles causas por las que la fruta no está en perfectas condiciones, generando gráficos para comparativa de causas de no calidad, porcentajes de defectos por cultivo y porcentajes de defectos por origen). A partir de ahí todos los movimientos de palet son controlados desde el sistema (mediante lectores automáticos – caso de código de barras ó radiofrecuencia – ó manuales – caso más económico, sólo para código de barras) para tener controlado el stock (su ubicación, sus recorridos y su antigüedad – esto último con el propósito de detectar productos que lleven más tiempo en stock y mejorar la rotación). El control de movimientos de palets con materia prima se realiza hasta el mismo momento del volcado a línea. Igualmente pasa con los palets de producto confeccionado (terminado), que son etiquetados y controlados desde que se dan de alta en el sistema (bien porque se confeccionen desde línea, bien porque entren directamente en almacén terminados) hasta que son expedidos para el cliente. En cualquier momento se puede obtener información del stock por ubicación (cámara 1, cámara 2, cámara 1 producto terminado, muelle de entrada, …), por origen (materia prima de la finca X, de la siembra Y, del proveedor Z, etc.) y por confección (Ejemplos: “¿cuántos palets Tesco Brócoli Coronas 500GR tengo en mis cámaras, o en una cámara concreta?. ¿Desde qué fechas están confeccionados?. ¿Dónde están los más antiguos?). Los costes asociados a la entrada también se contemplan en el sistema.

Versas proporciona la previsión semanal y diaria de entrada de fruta proveniente de las fincas propias. De esta forma, el departamento comercial podrá estimar la necesidad de realizar compras externas para cumplir con los pedidos previstos, retrasar la recolección en fincas propias por exceso de oferta o enviar órdenes de compra directamente a la PDA del encargado de compras en campo o subasta. El encargado de finca introduce el parte de recolección, que es enviado al sistema central y genera una previsión de entrada. Luego la mercancía es aceptada o rechazada y se realiza el escandallo asociado a la partida.

Desde el sistema financiero, donde se registran los pedidos de venta, es posible generar órdenes de confección en Versas. También es posible generar órdenes de confección manualmente en Versas: aunque generalmente las órdenes de confección a línea provienen de un pedido de cliente, en ocasiones algunas empresas no confeccionan bajo demanda, generando palets confeccionados para luego darles salida al mercado). Las órdenes de confección se asocian a líneas de producción, que pueden ser simples o combinadas. Los palets volcados en línea son escaneados (bien de materia prima, bien de producto semielaborado que se reconfecciona) y los palets que salen de línea (producto terminado) son todos dados de alta y etiquetados (cada etiqueta lleva un código que es único). El sistema realiza de esta forma un completo control de stock, costes y trazabilidad, ya que cada palet de producto terminado tiene asociada información completa: confección asociada (artículo comercial que contiene), hora de inicio y fin de confección, materiales de confección (cajas, bolsas, pegatinas, cantoneras, flejes, etc., el mismo tipo de palet) y todas las unidades de movimiento (esto es, palets de materia prima ó producto confeccionado) que han intervenido en su confección (se puede obtener, de cada uno de estos palets, la información de la partida de entrada, hasta llegar a la siembra origen, de cara a consultar por ejemplo, tratamientos aplicados – trazabilidad de campo). Cada alta de palet terminado implica descuento de stock de materiales de confección, aplicación de costes y registro de trazabilidad.

Desde el monitor de líneas de confección también es posible, de una forma gráfica, comprobar en tiempo real los palets de materia prima que están pasando por línea y las confecciones que se están elaborando.

El seguimiento de los palets (unidades de movimiento ó palets terminados) se puede hacer de forma manual ó automatizada, mediante lectores inalámbricos de código de barras. También es posible implantar sistemas basados en lectura-escritura de información automática vía RFID (radiofrecuencia).

Para finalizar con los procesos principales de estos módulos, desde el planificador de cargas se realiza la asignación de carga de camión. Cada palet terminado que sale de cámara y es cargado en camión se escanea, para identificar exactamente y de forma unívoca cada elemento que se va a entregar al cliente, asociando información importante y descontando el palet de la cámara de producto terminado correspondiente: información de trazabilidad del palet, confección del palet, camión en el que se ha cargado, albarán asociado, etc. A partir de ahí y una vez cerrada (terminada) la carga del camión, se generan las copias de albarán y CMR (caso de transporte internacional).

Cabe destacar que el usted decide el grado de flexibilidad permitido en el momento de cargar el camión basado en una orden de carga: Versas dispone de un sistema que permite modificaciones dinámicas automáticas. Al final, el albarán reflejará exactamente el producto que se ha enviado al cliente.

El sistema contempla y permite gestionar todas las ventas a través de cuentas de venta, para controlar costes en destino u origen (portes o manipulación), producto a entregar y facturar, etc.

Versas también aporta tecnología EDI (Electronic Data Interchange – “Intercambio electrónico de datos”) que se integra con el sistema financiero, de cara a recibir pedidos de clientes, emitir albaranes y facturas y enviarlos de forma automática (actualmente las principales cadenas de distribución y supermercados contemplan y valoran este tipo de procesos automatizados: Tesco, Socomo e Intermarché son claros ejemplos).

La mano de obra (costes en manipulación) también se contabiliza, mediante los partes de trabajo del personal de almacén: al igual que sucede en la gestión de fincas, para cada trabajador se registran las horas de trabajo y su desglose en tareas. Versas ERP también puede ser integrado con sistemas de control de presencia (control de horas trabajadas por el personal mediante fichaje por tarjeta a la entrada y salida). Un control de costes exhaustivo permite ajustar el precio de venta en base al tipo de confección.

Uno de los puntos más fuertes del sistema es el proceso de liquidación a socios: consiste en el cálculo automático de precios de liquidación. El precio de liquidación depende del precio al que se ha vendido el producto en el periodo indicado. A este precio se deben descontar los costes de confección y de comercialización. El sistema siempre solicita el periodo de liquidación (diario, semanal, quincenal, mensual…). Sobre este periodo se calcula el precio medio de venta por cultivo, calibre y calidad. A este precio se le descuentan los gastos de manipulación en almacén y los de comercialización. Para cada socio, se prepara una propuesta de liquidación, atendiendo a las entradas durante ese periodo y el escandallo de esas entradas. El sistema es configurable.

El sistema también permite registrar controles de calidad sobre el producto terminado, así como check-list (mediante el módulo Gestión de Calidad, incluido siempre con los módulos de almacén) para auditorías internas por normativa propia o por protocolos internacionalmente exigidos (BRC, IFS, …).

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO

• Gestión de uno o varios almacenes por empresa
• Entrada de materia prima / producto confeccionado (con etiquetado de UMs)
• Escandallos. Muestreo de calidad, calibre y defectos por cada entrada
• Trazabilidad. Control del origen de la fruta durante todo el proceso de confección
• Liquidación a Socios. Proceso complejo y configurable para realizar liquidaciones periódicas automatizadas
• Previsión de entrada de fruta. Previsión semanal de la fruta que se prevé recolectar en las distintas fincas
• Pagos a transportistas. Cálculo de los portes realizados, así como su valoración dependiendo del origen del porte
• Control de stock de envases de entrada y salida
• Costes asociados a la entrada
• Contratos de compra de materia prima
• Impresión de etiquetas: generación de las etiquetas identificativas de los palets confeccionados
• Procesos automatizados con lectores inalámbricos de código de barras. Todos los movimientos de fruta se registrarán con lectores inalámbricos de código e barras, indicando el tipo de movimiento y leyendo el código del palet o palot
• Generación automática de órdenes de confección en base a pedidos existentes. Los pedidos de los clientes podrán generar de forma automática las propuestas de confección en almacén
• Introducción manual de órdenes de confección. Además del sistema anterior, el responsable de almacén podrá incorporar órdenes de confección para atender futuros pedidos o envío a clientes comisionistas
• Control de costes de manipulación por tipo de confección. Se podrá controlar el coste de personal asociado a cada proceso productivo, permitiendo ajustar el precio de venta dependiendo del tipo de confección
• Control de fichajes del personal de almacén. Control de horas trabajadas por el personal mediante fichaje por tarjeta a la entrada y salida
• Cálculo de mermas de producto en almacén
• Pedidos diarios o programas semanales. Permite gestionar múltiples posiciones por cliente y calibres genéricos
• Puede lanzar órdenes de confección automáticas al almacén basadas en pedidos de clientes, así como órdenes en previsión de pedidos
• Enlace con EDI para recepción de pedidos y emisión de facturas
• Generación de órdenes de carga asociadas a los pedidos
• La carga del camión con los productos vendidos se realiza con terminales móviles que permiten escanear los códigos enviados y generar el albarán de venta y documentos relacionados (CMR...) de forma automática desde el muelle de carga
• Generación automática de la información que demandan los organismos oficiales, clientes y proveedores (Intrastat, SOIVRE, Aduanas, Chep, Logifruit ...)
• Ventas en firme o en consignación, imputación de cuentas de ventas
• Costes de expedición automáticos por destino, clientes, producto...
• Gestión de los costes ocasionados por las reclamaciones de los clientes
• Consultas e informes (consulta de UMs y partidas que participan en un palet terminado, monitor de confecciones en tiempo real, consulta de stock en cámaras de entrada o cámaras de producto terminado, …)
• etc.

Al igual que ocurre con los demás módulos de Versas, aunque la información registrada se puede consultar a través de ventanas e informes, la forma idónea de explotarla y analizarla llega de la mano del Cuadro de Mandos aportado por Versas ERP ó a través del Cuadro de Mandos Versas Business Analytics integrado de forma nativa (opción altamente recomendada).